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【時間見積り】タスクの時間を見積るには？見積り力の4つのスキル

jonrain

思ったように計画が進まない理由の1つに、タスクの時間見積りの甘さがあります。

「今日でこれぐらい進むだろう」と見積ったのに、実際には何日もかかってしまったという経験は多くの人があるのではないでしょうか。

この記事では、タスクの時間見積りを改善する方法についてお伝えしてきます。

予定通りにタスクを終えられないのであれば、紹介する情報を取り入れてみてください。

目次
  1. タスクの時間見積りが甘いのは悪いこと？
  2. タスクの時間見積りに必要な4つのスキル
  3. タスクの時間見積りに失敗する6つの理由
  4. タスクの時間見積りを改善する方法8選
  5. 計画遅れはタスクの時間見積りが本当に原因？
  6. 個人事業主が失敗しがちなタスクの見積り
  7. まとめ

タスクの時間見積りが甘いのは悪いこと？

そもそも、タスクの時間見積りが甘いことのデメリットとは何でしょうか。

スケジュールを決めようと決めまいと、やることに変わりはありません。

計画における行動をすべて実行するのであれば、スケジュールのズレは些細な問題だとも捉えられます。

しかし締切効果が弱まると、次のような理由で1つのタスクに莫大な時間をかけるようになります。

その結果、計画を前に進める力が弱まり、目標を達成することが困難になるのです。

他にも、タスクの時間見積りの甘さには次のようなデメリットが挙げられます。

他者と関わらないタスクであろうと、時間見積り力が低いとデメリットが生じます。

一朝一夕で改善できるものではありませんが、少しずつでも時間見積りを向上していくことはおすすめです。

準備中：納得できないと先に進めない

タスクの時間見積りに必要な4つのスキル

時間見積り力は、誰でもある程度は向上できます。

時間見積りとはスキルの一種だからです。

ここでは、時間見積り力に関わる4つのスキルについてお伝えしていきます。

時間見積りの手順でもあるので、自分の苦手な工程も同時に確認してみてください。

スキル①：タスクを「have to」で細分化する

大きいタスクの場合は、タスクの細分化が欠かせません。

タスクが大きいほどどんぶり勘定になりやすく、論理的な思考ができなくなるためです。

「食材を買う」というタスクにしても次のように分解でき、人によってどれほど時間がかかるかは大きく異なることが分かります。

タスクを分解するときは、主に次の2つの方法が挙げられます。

「to do」は無限にタスクを増やすことができるため、「have to」の必要最低限のタスクを洗い出してみてください。

タスクを洗い出すときは、次の手順でおこなうことをおすすめします。

  1. 実際に行動することをイメージしながらすべての行動を羅列する
  2. 漏れと重複がなくなるように分解や統合をする

スキル②：根拠となる情報を集めて分類する

タスクを細分化したら、それらのタスクの所要時間を検討するための情報収集をおこないます。

よく使われる有効な情報として、次のようなものが挙げられるでしょう。

ただし、情報には認知バイアスがかかっていることが多く、このままでは活用しづらいです。

情報を活用できるようにするためにも、集めた情報を次の2つに分類します。

「だいたい」「なんとなく」というように、根拠が直感的なものは主観的事実に分類されます。

認知バイアスが強くかかっており、参考にするには心もとない情報です。

対して客観的事実は、根拠が伴っており誰から見てもある程度同意されるような情報です。

主観的事実か客観的事実かを分類するには、次の2点を検討してみることをおすすめします。

例.買い物における主観的事実と客観的事実
・主観的事実：買い物ぐらい普通は10分で終わるだろう
・客観的事実：買うものが決まっていればスーパーSからは10分で帰れる

スキル③：客観的事実を活用して所要時間を類推する

時間の見積りは、「タスクの所要時間」+「バッファ」で計算します。

ピッタリと所要時間を言い当てることは難しく、バッファによってスケジュールに柔軟性を持たせたいからです。

所要時間を類推するには「〇〇より難しいから△△ほどかかるだろう」というように、参考にする情報と見積るタスクの難易度を比較して導き出します。

タスクの難易度とは、主に次の項目によって決定します。

バッファは所要時間の1.3倍程度が適切です。

あまり多くバッファを取りすぎると、締切効果が弱まって生産性が下がるので注意してください。

また、難易度の比較をするときは、可能な限り客観的事実を優先的に活用しましょう。

主観的事実を活用するならば、バッファをさらに多く見積ることをおすすめします。

スキル④：効率が高まるようにタスクを配置する

タスクの時間を見積ったら、スケジュールにタスクを配置します。

実行の順番やタイミングは、生産性に強く影響を及ぼすためです。

一般的には、集中力のいる作業は午前が、機械的な作業は午後がよいと言われています。

集中できる時間帯は人によって異なりますが、まずは午前中に重要なタスクを入れて様子見をしてみてください。

準備中：理想の自分像

タスクの時間見積りに失敗する6つの理由

ここでは、タスクの時間見積りが甘くなる理由についてお伝えしていきます。

時間見積りがズレてしまう理由を探るときは、ここの情報を参考にしてみてください。

理由①：タスクに漏れがある

タスクを細分化したとき、漏れがあるほど所要時間が増えていきます。

「あぁあれもやらなきゃならないんだ」と、計画に含まれていないことも実行しなければならなくなるためです。

もっとも多いタスクの漏れは、準備と片付けです。

ビジネスの格言では、「段取り八分仕事二分」というものがあります。

タスクに漏れが生じないためにも、「実際に取り組むタスクだけではなく、その下準備や後始末にも時間を費やすべきだ」というマインドを持ちましょう。

準備中：悩む時間を減らすには

理由②：見積り時間に余白がない

見積り時間に余白を入れない理由として、「余白がもったいない」という考えが挙げられます。

「余白分に作業を詰め込めば、もっと早く計画が前に進むだろう」という考え方です。

しかし、計画にズレが生じたら、かえって計画は大きく遅れていきます。

また、余った時間の使い方を決めるのは本人次第であり、次のように余白でできることはたくさんあります。

見積った時間に対するバッファが少なすぎることは、焦りを生み出す原因です。

予定外のタスクが入ったり、想定以上に難しかったりするものなので、かならず余白を入れるようにしてください。

準備中：焦りの解消方法

理由③：タスクの分類ができていない

タスクの分類とは、タスクの本質を見極めて、注ぐリソースの量を判断することです。

具体的には、次のような項目についてタスクを分析することで分類していきます。

タスクを分類しないと、リソースの使い方が非効率的になります。

タスクの本質が分からずに、「とにかくなんでもがんばる」と次のようなリソースの割き方になるでしょう。

時間を多く見積りがちな場合は、タスクの分類ができていない可能性が高いです。

限られたリソースを適切に分配するためにも、タスクごとの本質を分析してみてください。

理由④：他人の意向を汲もうとしている

自分や他者を満足させようとして、ついつい想定よりも短い時間を見積ってしまうケースが挙げられます。

タスクが早く終わることは自他にとって喜ばしいことであり、タスクの遅さは不快な感情を生みやすいためです。

しかし、もっとも不満を抱かせることとは、約束の時間に遅れることです。

期待と結果のギャップが大きい分、落胆や不満の感情も強まり、自分に対しての評価がより一層落ちてしまいます。

時間を見積るときは、他人の反応を考慮せずに見栄を張らないようにしてください。

「他人を喜ばせたい」「短く見積らないと仕事がなくなる」という感覚があるとしても、実際に短い時間でタスクを終えられるようになることが先です。

準備中：評価されるのが怖い

理由⑤：認知バイアスに振り回されている

時間見積りに活用する根拠が、認知バイアスの影響を受けていることがあります。

誰から見ても難しいことなのに、「簡単だろう」と楽天的に捉えるようなケースです。

時間見積りに影響を及ぼしやすい認知バイアスとして、次の2つが挙げられます。

意見と根拠をメモに書きながら思考を進めることで、認知バイアスを解除できます。

とはいえ、自分1人で認知バイアスに気づくことは困難なので、可能な限り他者の意見を取り入れることをおすすめします。

理由⑥：最高効率で取り組めると信じている

時間見積りをするときは、よく最高効率で取り組めると信じがちです。

具体的には、次のような状況をイメージして時間を見積ります。

最高効率で取り組めるという誤認は、見積り時間を過少評価するだけではなく、実行時のモチベーション低下の原因にもなります。

「今日は体調悪いんだよな」とモチベーションが下がりがちな人は、最高効率の自分を想定している可能性が高いです。

準備中：モチベーションの高め方

タスクの時間見積りを改善する方法8選

ここでは、タスクの時間見積りを改善する方法についてお伝えしていきます。

人によって時間見積りが改善される方法は異なるので、いろいろと試してみてください。

改善方法①：ゴールを決める

「何があったらこのタスクは完了となるのか」というゴールを設定することで、必要な作業やリソース量が明確になります。

次のことを検討して、タスク完了となる条件を分析してみてください。

家事・仕事・勉強でも、すべてのタスクには最低限の成功基準があります。

最低限の成功基準が最高効率になりやすく、そこから剥離するほど効率が悪くなっていきます。

成功基準は効率に関わる重要な要素なので、どんなタスクでもまずはゴールを明確にすることをおすすめします。

改善方法②：実際の作業時間を記録する

自分がどのタスクに、どれほどの時間をかけているのかを記録してみてください。

客観的事実となる根拠を収集することで、新たなタスクへの時間見積りの正確さが増します。

直感的な見積り感覚も養われ、熟考しなくても瞬時に正確なスケジュールを作れるようになるでしょう。

実際の作業時間を記録するときは、次の項目を押さえることをおすすめします。

改善方法③：タスクの見積りを振り返る

「見積った時間」と「実際の所要時間」を比較することで、振り返ることで予測と実際の差分が徐々に修正されていきます。

自分の傾向に合った時間見積りのコツを把握できるようになるためです。

どれほど論理的に考えても、最後には言語化が難しい感覚的な要素を反映させなければなりません。

自分の体調レベルやモチベーション、タスクの難易度は肌感覚を用いる要素であり、論理で考えても計算に含めることは難しいのです。

タスクの見積りを振り返るときは、次の手順をお試しください。

  1. タスクの時間を見積る
  2. タスクを実行する
  3. 困難度と時間を予測値と実測値で比べる
  4. ズレた理由を検討する
  5. 予測値と実測値の差分を縮めるアイデアを検討する

予測値と実測値を比較するときは、「実測値÷予測値」で調整用の係数を導いてみてください。

この調整用の係数は、次の2つのことに活用できます。

準備中：振り返りの方法

改善方法④：一般的な所要時間を調べる

一度も実践したことのないようなタスクは、他者の所要時間を調べることが有効です。

似たようなタスクから類推することも可能ですが、やってみなければ分からないことも多く、計算するにも限界があります。

初めてのことは認知バイアスの影響も受けやすいため、可能なら外の情報を集めるようにしてください。

他者の所要時間を調べるときは、次の3つの視点が挙げられます。

よくあるミスは、自分より熟達した人を参考に時間を見積ってしまうことです。

最初からそれほど早くできるわけもなく、計画は遅れて自信も失ってしまいます。

「どのレベルの人がどれほどかかるのか」「私はどのレベルなのか」を意識して情報収集することをおすすめします。

準備中：ロールモデルの見つけ方

改善方法⑤：タスクの1割を実践してみる

初めてのタスクを類推する方法として、実際にタスクをおこなってみることが挙げられます。

たとえば家の掃除をするならば、1部屋だけを掃除してみるということです。

自分の実際の所要時間から計算できるため、正確な時間を見積れます。

ただしタスクを実践するときは、「何が分かったらタスクの見積りができるのか？」を意識しなければなりません。

タスクには複数の小さなタスクが組み合わされており、闇雲に実践した1割を素直に×10すればよいというわけではないためです。

時間の見積りが難しいタスクを洗い出し、そのタスクだけを実践してみることをおすすめします。

改善方法⑥：時間見積りを2～3倍に設定する

どれほど考えても、タスクの所要時間を計算できないときがあります。

まったく情報がない中で、すぐにでも実行しなければならないようなケースです。

そう簡単に実行するわけにもいかず、外の情報を集めることもできないという場合は、直感的に見積った所要時間の2～3倍に設定してみてください。

「計算できないから時間を見積らない」と判断してしまうと、締切効果を活用できずにいつまで経っても作業が終わりません。

「直感的に見積った時間をそのまま設定する」という判断は、不安を強めて焦りが生まれ、他のタスクが疎かになったり、まったくタスクに手を付けられなくなったりします。

計画が進まなくなることが最も大きな損失です。

初めてのタスクの場合は所要時間を多く見積って、低速になっても安心感を持ちながら計画を進めることをおすすめします。

準備中：不安や恐怖をエネルギーへと変える方法

改善方法⑦：3つのシナリオから計画を立てる

時間を要するタスクであるほど、他のタスクの割り込みやトラブルなどの不確定要素が入り込みます。

たとえば次のうち、前者よりも後者のほうが所要時間は変動しやすいということです。

そのため、時間を要するタスクの場合は、時間の変動具合を折り込むためにバッファが重要になります。

「バッファは所要時間の1.3倍から始めればよい」と前述しましたが、あくまでこれはどんぶり勘定です。

もう少し厳密にバッファを組み込むには、次の3つのシナリオを想定する必要があります。

時間を要するタスクであるほど、最悪のシナリオを折り込めるほどにバッファを大きくしてください。

最悪のシナリオを折り込むには、次のことを検討することをおすすめします。

例.記事執筆のトラブル
・起きるトラブル：書く内容が思いつかずに締切になる
・トラブルへの対策：アイデアリストを作っておく
・トラブルへの対処：締切3日前に上司に相談する
・トラブルへの奥の手：2日間で以前書いた記事を修正して投稿する

改善方法⑧：細分化した項目のフィードバックをもらう

タスクを細分化した項目へのフィードバックをもらうことで、次のことを改善できます。

すでにそのタスクを実行した経験があり、なおかつ他者に指導した経験もある人からフィードバックをもらうことが理想です。

他者に指導した経験が乏しいと、既に熟達した自分を目安にレベル感の合わないアドバイスをされる可能性が高まります。

指導経験が乏しい相手からフィードバックをもらうときは、自分と同じレベル感だったときの所要時間を尋ねるとよいでしょう。

準備中：アドバイスを受け取れない人の心理とは

計画遅れはタスクの時間見積りが本当に原因？

タスクの時間見積りが甘いことは、計画が遅れる原因の1つです。

しかし、タスクの時間見積り以外にも、「実際の行動量の不足」という原因も挙げられます。

どちらが原因であるかは、実働時間と実働の質を記録してみるとよいでしょう。

いつ、なにを、どんなコンディションで、どれほどの集中力で、実行していたのか。

周囲と比べて遜色ないのであれば、単にタスクの時間見積りが甘いから計画が遅れていると考えられます。

もし周囲よりも実働時間や質が低いのであれば、以下のことを改善することも併せておこなってみてください。

準備中：計画を後ろ倒しにしないためには

個人事業主が失敗しがちなタスクの見積り

ここでは、時間見積りを誤りやすい個人事業主のタスクについてお伝えしていきます。

ケース①：情報収集

何をするにしても、事業ではまず情報収集をおこないます。

自分で0から始めるよりも、すでにある情報を活用したほうが効率的に目標達成を目指せるためです。

しかし、情報収集は調べれば調べるほど、新たな疑問が生まれて終わりがありません。

調べた結果自信を失い、その自信を取り戻すためにまた情報収集するというのはよくあるパターンです。

情報収集をするならば、期間を決めて、何が分かったら終わりなのかを設定することから始めてみてください。

自分で調べきれないのであれば、すでに知っている人にお金を払って教えてもらうというのも1つの手です。

準備中：情報収集の種類

ケース②：計画立て

計画を立てようとすると、「これでいいのかな」となかなかGOを出せないことがあります。

誰かに相談しても「もっと〇〇したほうがいいんじゃない？」とアドバイスされて、むしろ不安が強まったという経験を持つ人は多いのではないでしょうか。

下手な計画を立ててしまうと、時間やお金、場合によっては信用も失うことになります。

事業における計画は事業主にとっては生命線であり、慎重になるのも無理はありません。

しかし、実行しないと時間ばかりが過ぎていき、経験も得られずに貯金を失うだけです。

計画は実行しながら修正していくことが近道ですので、計画段階に多くの時間を割き過ぎないことをおすすめします。

目標達成全体の期間の1～2割程度までに計画を立てて、あとは実行と修正を繰り返してみてください。

例.6ヵ月後にフォロワー1000人増が目標
・OK：2ヶ月以内に戦略と戦術を決める
・NG：計画立てに4ヶ月費やした

準備中：計画の立て方

ケース③：情報発信

作業量だけを考えて、「1日30分程度で発信内容を作れるでしょ」と楽天的に考える傾向があります。

しかし、慣れないうちは怖くて何度も作り直してしまい、1つの発信内容を作るのに丸1日費やすというのはよくある話です。

発信内容の効果性に疑問を持ち、「数日を使って方針を決め直す」ということを何度も繰り返した経験がある人は少なくないでしょう。

作業量的にはそれほど時間は必要ないように感じますが、売上につながる情報発信をしようとすると非常に難しい作業になってしまうのです。

情報発信を時間見積りする前に、まずは素早く情報発信をできるようになることをおすすめします。

情報発信が遅くなる理由として次の3つが挙げられますが、もっとも多くの人が躓くのはメンタルの問題です。

作っては消してを繰り返してしまう場合は、その理由と向き合ってみてください。

準備中：情報発信が怖い理由

ケース④：他者との連絡

意外かもしれませんが、個人事業主は会社員並みに頻繁に連絡を取り合います。

取引先はもちろん、所属しているグループ、オンラインサロン、コンサルやコーチなど、個人事業主は何かと多種多様な交流を持ちやすいためです。

しかし、他者との連絡は「いつ、誰から、どんな内容か」を予測できず、予定に組み込むことが難しいです。

「予定に組み込まずに連絡がきたら返事する」と考えがちですが、次第に毎日連絡ばかりしていて本業が疎かになっていきます。

他者と連絡を取るタスクは、集中力を途切れさせたり、新たな考え事を生み出したりする原因でもあるからです。

どのようなタイミングでの返信でも、1日1時間程度は「他者との連絡業務」としてスケジュールに組み込んでおくことがおすすめです。

まとめ

タスクの時間見積りの手順は、以下の通りです。

  1. タスクを「have to」で細分化する
  2. 根拠となる情報を集めて分類する
  3. 客観的事実を活用して所要時間を類推する
  4. 効率が高まるようにタスクを配置する

見積り時間は「タスクの所要時間」+「バッファ」で計算します。

不確実性が高いタスクほど確実性を高めるための情報を集めて、無理ならバッファを大きくするようにしてください。

自分の力量や課題の難易度予想など、タスクの時間見積りには肌感覚が必要な要素も含まれています。

この肌感覚を鍛えるには、「実践」と「結果の振り返りと修正」することが一番の近道です。

仕事だけではなく、プライベートや朝や夜のルーティンなども時間を見積って時間見積り力を養うことをおすすめします。

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